O recurso de “Orçamentos“, localizado no menu “Vendas“, permite fazer cotações de preços para enviar a seus clientes e posteriormente convertê-las em vendas.
Ao abrir a tela de Orçamentos, você poderá navegar entre os orçamentos já cadastrados, podendo filtrar por data, status, filial ou fazer uma busca por código, nome do cliente ou vendedor.
Para criar um novo orçamento, clique em “Novo Orçamento“. Verifique os dados iniciais, como data e vendedor e clique em “Continuar“. Será aberta então a tela com o orçamento onde você poderá inserir os produtos e demais informações.
Na parte de cima da tela, você pode digitar um Texto de Introdução para ser inserido no começo do orçamento ao imprimir. Você pode com isso fazer uma saudação ao seu cliente e dar qualquer informação adicional.
A seguir, você deve incluir os produtos. Você pode clicar em “Incluir Produto” para selecionar um produto cadastrado no sistema ou clicar em “Inserir Item não cadastrado” para incluir um produto ou serviço que ainda não tenha (será necessário fazer o cadastro ou trocar por um produto existente caso venha a converter o orçamento em venda no futuro).
Os valores do “Subtotal” e do “Total” serão calculados automaticamente ao inserir os produtos. Você pode incluir um desconto em reais pelo campo “Desconto” ou especificar em porcentagem clicando no ícone de calculadora ao lado do mesmo.
Para especificar o cliente, você pode clicar em “Escolher Cliente” para abrir a lista de clientes cadastrados e selecionar um deles; ou em “Novo Cadastro” para cadastrar um cliente na hora. O preenchimento desse campo não é obrigatório.
A seguir, escolha opcionalmente uma forma de pagamento. Como o orçamento é uma cotação e não realiza movimentações financeiras de imediato, você pode optar por mostrar todas as possibilidades de formas de pagamento na impressão.
Especifique, se desejar, uma Garantia e as Observações.
Após terminar, você pode usar o botão “Imprimir” para enviar o orçamento direto para a impressora, ou clicar na setinha ao lado deste botão e selecionar a opção de “Salvar em PDF“, permitindo enviar o PDF com o orçamento para o cliente de outras maneiras, como por e-mail.
Se o cliente aprovar o orçamento, você pode clicar em “Opções” >> “Converter em Venda” e depois seguir para a tela de Vendas e fazer a confirmação. Se o cliente recusar o orçamento, você pode arquivá-lo clicando em “Opções” >> “Recusar Orçamento“.
Como o orçamento não faz movimentações financeiras nem de estoque (a não ser que seja convertido em venda), você pode excluí-lo do sistema quando desejar, clicando em “Opções” >> “Excluir Orçamento“.